Date : [Date de l'événement]
Emplacement : [Salle réservée]
Objectif :Organiser et exécuter un dîner-concert dansant réussi qui permettra de récolter des fonds pour une œuvre caritative locale.
Portée :cet énoncé de portée décrit les principaux aspects du dîner-concert dansant, y compris les éléments clés suivants :
1. Lieu :
Aménager et sécuriser l'usage de la salle réservée pouvant accueillir jusqu'à 60 convives (30 couples).
Assurez une disposition des sièges, des décorations et un éclairage appropriés pour créer une atmosphère accueillante pour les invités.
2. Combo Jazz :
Embauchez un combo de jazz professionnel composé de [Précisez le nombre] musiciens qualifiés.
Collaborer avec les musiciens pour créer un répertoire musical engageant et varié adapté à l'événement.
Coordonner les configurations de son et d’éclairage pour garantir une expérience audiovisuelle optimale.
3. Service du dîner :
Organisez des services de restauration pour proposer un menu de dîner délicieux aux invités pendant l’événement.
Assurer la disponibilité d’une variété d’options de restauration pour répondre aux préférences alimentaires.
Coordonner le personnel de service pour assurer un service efficace de nourriture et de boissons tout au long de l'événement.
4. Collecte de fonds :
Élaborer et exécuter des stratégies de collecte de fonds, y compris la vente de billets, les commandites et les enchères silencieuses pendant l'événement.
Collaborer avec l'organisation caritative pour déterminer les objectifs de collecte de fonds et allouer les bénéfices de manière appropriée.
5. Marketing et promotion :
Créez du matériel promotionnel, tel que des affiches, des invitations numériques et des publications sur les réseaux sociaux, pour faire connaître efficacement l'événement.
Organisez une campagne de relations publiques pour attirer une couverture médiatique et faire connaître l'événement et sa cause caritative.
6. Programme de l'événement :
Planifiez un programme d'événement complet qui comprend la durée du concert, le service du dîner et les activités de collecte de fonds.
Attribuez des plages horaires spécifiques à chaque segment, garantissant ainsi un déroulement fluide et agréable de l’événement.
7. Effectifs :
Affectez du personnel de gestion de l’événement, des bénévoles et du personnel de sécurité pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Attribuez des rôles et des responsabilités clairs à chaque membre du personnel pour maintenir une coordination efficace tout au long de l'événement.
8. Gestion budgétaire :
Établissez un budget et un plan financier pour l'événement, y compris les dépenses de location de la salle, le combo de jazz, la restauration, le marketing et les autres coûts associés.
Surveiller et gérer efficacement le budget pour garantir que les dépenses ne dépassent pas les fonds alloués.
9. Conformité :
Obtenez les permis, licences et couverture d'assurance nécessaires pour l'événement
Adhérer à toutes les lois et réglementations locales, étatiques et fédérales relatives à l'organisation et à l'exécution de l'événement,
10. Évaluation et rapports :
Effectuer une évaluation post-événement pour évaluer le succès et l'impact du concert, y compris les résultats de la collecte de fonds et les commentaires des invités et des sponsors.
Préparer des rapports détaillés et des états financiers pour l'organisation caritative afin de garantir la transparence et la responsabilité.
11. Gestion des risques :
Identifiez les risques potentiels et élaborez des plans d’urgence pour atténuer tout défi pouvant survenir pendant l’événement, notamment les conditions météorologiques, les problèmes techniques ou les circonstances imprévues.
12. Durabilité : **
Intégrez des pratiques durables dans la planification de l'événement, comme l'utilisation de matériaux respectueux de l'environnement, la réduction des déchets et le don des restes de nourriture à des organisations locales.
Exclusions :Le dîner-concert dansant ne couvre pas les aspects suivants :
1. Transport pour les invités.
2. Hébergement Pour les invités de l'extérieur de la ville.
3. Cadeaux ou souvenirs pour les invités.
Hypothèses :l'énoncé de portée est basé sur les hypothèses suivantes :
1. La salle réservée est disponible et accessible à la date de l'événement.
2. Le combo de jazz et les traiteurs fourniront leurs services selon les termes et conditions convenus.
3. Les activités de collecte de fonds seront menées conformément aux lois et réglementations locales.
Approbations :cette déclaration de portée nécessite l'approbation des parties prenantes suivantes :
1. Organisateur d'événements.
2. Combo Jazz.
3. Prestataire de services de restauration.
4. Organisation caritative.
5. Gestion du site (le cas échéant).
Livrables :les livrables suivants seront produits dans le cadre de l'événement :
1. Programme de l'événement.
2. Rapport de collecte de fonds.
3. Rapport d'évaluation post-événement.
4. États financiers.
Communication :une communication régulière sera maintenue avec toutes les parties prenantes tout au long du processus de planification de l'événement, y compris les rapports d'avancement, les mises à jour et la coordination.
Cet énoncé de portée sert de guide complet pour l’organisation et l’exécution du dîner-concert dansant pour l’organisme de bienfaisance local. En suivant ce document, les organisateurs de l'événement visent à créer un événement de collecte de fonds réussi et percutant qui contribue positivement à la communauté.**