* Législation et politiques inadéquates en matière de gestion des documents.
L'Ouganda ne dispose pas d'une loi ou d'une politique globale sur la gestion des documents. Il existe cependant quelques réglementations qui traitent de la gestion des documents dans certains secteurs. L’absence d’une loi spécifique sur la gestion des documents compromet sa mise en œuvre et son application, conduisant à de mauvaises pratiques de gestion des documents à travers le pays.
* Systèmes de gestion des dossiers inadéquats.
De nombreuses organisations en Ouganda, tant dans les secteurs public que privé, ne disposent pas de systèmes de gestion des dossiers appropriés. Ces systèmes sont souvent manuels et obsolètes, ce qui rend difficile une gestion efficace des dossiers. Sans systèmes appropriés en place, les documents ne sont pas efficacement organisés, classés, stockés, récupérés et éliminés.
* Capacité et expertise insuffisantes en matière de gestion des documents.
Le manque de professionnels de la gestion des documents qualifiés et expérimentés en Ouganda constitue un défi majeur pour la gestion efficace des documents. De nombreuses organisations ne disposent pas de personnel dédié à la gestion des documents, et celles qui en disposent manquent souvent de la formation, des compétences et de l’expertise nécessaires pour assumer leurs responsabilités.
* Conscience et compréhension limitées de l'importance de la gestion des documents.
L’importance de la gestion des documents n’est pas pleinement appréciée par de nombreuses organisations et individus en Ouganda. Les documents sont souvent considérés comme de simples formalités administratives et leur valeur en matière de prise de décision, de transparence, de responsabilité et de préservation historique n’est pas suffisamment reconnue.
Défis environnementaux
* Conditions climatiques difficiles.
L'Ouganda connaît un climat tropical, caractérisé par une humidité et des températures élevées, qui peuvent endommager les documents si les conditions de stockage appropriées ne sont pas respectées.
* Mauvaises installations de stockage.
De nombreuses organisations ne disposent pas d’installations de stockage appropriées pour les dossiers. Ces installations ne sont souvent pas bien entretenues et peuvent ne pas offrir la protection nécessaire contre les risques environnementaux tels que les incendies, les dégâts des eaux, la poussière et les parasites.
* Pannes de courant.
Les pannes de courant sont courantes en Ouganda, ce qui peut interférer avec l'utilisation des systèmes de gestion des dossiers électroniques et des dispositifs de stockage, perturbant ainsi les opérations de gestion des dossiers.
Facteurs socioculturels
* Attitudes culturelles à l'égard des archives.
Dans certaines cultures ougandaises, les documents ne sont pas considérés comme des biens précieux et on a tendance à les jeter une fois qu’ils ne sont plus nécessaires.
* Faibles niveaux d'alphabétisation.
Une proportion importante de la population ougandaise a un faible niveau d'alphabétisation, ce qui limite sa capacité à créer et à conserver des documents écrits.
Risques et menaces externes
* Instabilité politique. L'Ouganda a connu des périodes d'instabilité politique, ce qui a eu un impact négatif sur les pratiques de gestion des documents, conduisant à la destruction ou à la perte de documents.
* Conflits et catastrophes naturelles. L'Ouganda a connu des conflits et des catastrophes naturelles qui ont entraîné la destruction de documents, notamment la perte de documents historiques et du patrimoine culturel.
Ressources et financements inadéquats
* Ressources financières insuffisantes.
De nombreuses organisations en Ouganda n'affectent pas de ressources adéquates pour soutenir de bonnes pratiques de gestion des documents. La gestion des documents est souvent considérée comme un domaine non prioritaire et le financement des activités de gestion des documents est souvent limité.
* Manque d'infrastructure technologique.
L'adoption de technologies pour la gestion des documents est encore limitée en Ouganda, et de nombreuses organisations ne disposent pas de l'infrastructure nécessaire pour soutenir l'utilisation efficace des systèmes de gestion des documents électroniques.
Dans l'ensemble, les défis affectant la gestion des documents en Ouganda sont complexes et nécessitent un effort concerté de la part des différentes parties prenantes pour les relever. En mettant en œuvre des politiques et réglementations efficaces, en améliorant la sensibilisation, en investissant dans le renforcement des capacités et en relevant les défis environnementaux et socioculturels, l'Ouganda peut améliorer ses pratiques de gestion des documents et assurer la préservation des informations précieuses.