Obtenir ses coordonnées . Ces informations peuvent être trouvées en ligne via diverses sources telles que les archives publiques, les plateformes de médias sociaux ou via des connexions mutuelles.
Décidez de l'objectif et du contenu de votre message . Décrivez clairement la raison de votre correspondance et assurez-vous que votre message est concis, pertinent et respectueux.
Choisissez un canal de communication approprié . Déterminez si vous allez écrire une lettre ou envoyer un e-mail. Si vous choisissez d'envoyer une lettre physique, assurez-vous d'avoir la bonne adresse postale. Si vous envoyez un e-mail, utilisez une adresse e-mail et une ligne d'objet professionnelles.
Adressez votre message formellement . Commencez la lettre ou le courriel par une salutation formelle, telle que « Cher Dr Bishop » ou « Cher Professeur Bishop ». Si vous n'êtes pas sûr de son titre ou de son titre honorifique, il est préférable de pécher par excès de formalité et d'utiliser le titre académique ou professionnel le plus élevé que vous puissiez trouver.
Énoncez le but de votre lettre ou de votre e-mail de manière claire et concise . Expliquez pourquoi vous lui écrivez et ce que vous espérez réaliser. Soyez précis et précis, en évitant les détails inutiles ou les informations non pertinentes.
Maintenez un ton professionnel tout au long de la lettre ou de l'e-mail . Évitez d'utiliser un langage informel, de l'argot ou des expressions familières. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une correspondance formelle et qu'elle doit refléter votre respect pour le destinataire.
Relisez attentivement votre message avant de l'envoyer . Assurez-vous qu’il n’y a pas d’erreurs de grammaire, d’orthographe ou de ponctuation. Il est conseillé de demander à quelqu'un d'autre de vérifier l'exactitude et la clarté de votre message avant de l'envoyer.
Inclure toutes les pièces jointes pertinentes . Si vous incluez des documents ou des pièces jointes supplémentaires, tels qu'un curriculum vitae, un portfolio ou une proposition de recherche, indiquez clairement de quoi il s'agit et pourquoi vous les incluez.
Soyez poli et exprimez votre gratitude . Remerciez-la pour son temps et sa considération, et exprimez votre appréciation pour toute aide ou information qu'elle pourrait vous fournir.
Envoyez la lettre ou l'e-mail en utilisant le canal de communication choisi . Assurez-vous d'avoir la bonne adresse e-mail ou postale avant d'envoyer votre message. Conservez une trace de la correspondance pour votre référence, comme une copie de l'e-mail ou un brouillon de la lettre.