Chaque institution qui utilise des numéros d'adhésion a son propre type spécifique ; il n'y a pas le formatage standard dans toutes les disciplines ou institutions . La plupart des systèmes numériques d'adhésion ont des blocs de lettres et /ou chiffres séparés par des points ou des traits d'union . Par exemple , le Centre national d'information sur la biotechnologie attribue des molécules et des protéines d'un numéro d'accès en utilisant un préfixe de deux caractères , un trait de soulignement et une séquence numérique de six à neuf chiffres dans la longueur ( AC_123456 , par exemple ) .
Fonction informationnelle
L'objet d'un certain nombre d'adhésion est de transmettre autant d'informations sur un seul article que possible en utilisant un code prédéterminé . Chaque section du nombre d'adhésion a sa propre fonction . Les articles peuvent indiquer un ou plusieurs des éléments suivants : l'emplacement de l' objet , la date de son acquisition ou de production , qui en est responsable , si l'élément a été donné ou acheté , comment la question a été assemblé et où un chercheur peut trouver des informations plus complètes sur l'objet .
Avantages recherche
les numéros d'accès de faciliter la recherche d'une vaste collection facile . Par exemple , la National Gallery of Art de Washington , DC , attribue à chaque travail dans sa collection un certain nombre en trois parties indiquant l'année, le musée a acquis l'œuvre , un numéro d'identification de transaction et un numéro d' objet individuel . Membres du personnel du musée peuvent facilement consulter chaque pièce acquise par le musée en une année donnée ou dans une transaction particulière . Le musée permet également à tout internaute à la recherche de la collection du musée par le numéro d'accession .
Marquage Articles
Marquage des objets précieux avec les numéros d'accès peut parfois endommager ou même détruire l'objet . Le Conseil international de la sous-commission sur les musées d'instruments de musique propose des recommandations pour fixer le nombre de points qui pourraient être endommagés , physiquement ou esthétiquement . Ces recommandations incluent écrit le numéro d'accès à l'encre résistant à la décoloration et le couvrir avec de la résine acrylique , l'impression du numéro de tissu ou de papier et le coudre à l'objet , ou graver le numéro dans une partie de l'objet qui n'est pas visible pour le public .
Avertissement
Lors de l'élaboration d'un système d' adhésion , les institutions doivent veiller à créer des codes numériques qui seront toujours uniques , éviter les doublons et le besoin de changement ou la renumérotation . Metropolitan Museum de New York d'Art a développé un système d'adhésion initiale dans laquelle les deux premiers chiffres indiquent l'année, une pièce a été acquise ( "72" signifie 1872, par exemple) . Cependant , après le musée avait été ouvert pendant un siècle , les deux premiers chiffres devaient devenir quatre chiffres afin pièces acquises en 1872 aurait un nombre différent de pièces acquises en 1972