1. Tâches administratives :
- Gérer et conserver les dossiers, fichiers et documents du bureau.
- Gérer la correspondance, y compris la réception, le tri et la distribution du courrier entrant, ainsi que la préparation des courriers et rapports sortants.
- Fournir un soutien administratif aux hauts fonctionnaires et autres membres du personnel.
- Participer à l'organisation de réunions, d'ateliers et de sessions de formation.
2. Tâches de bureau :
- Saisir et traiter les données dans les systèmes informatiques, en garantissant l'exactitude et l'efficacité.
- Préparer des présentations, des rapports, des feuilles de calcul et d'autres documents à l'aide de logiciels bureautiques.
- Gérer les tâches de saisie, de traitement et de gestion des données.
- Maintenir et mettre à jour les bases de données et les enregistrements selon les besoins.
3. Communication et coordination :
- Interagir avec les parties prenantes, notamment les assurés, les employeurs, les bénéficiaires et les représentants du gouvernement, pour fournir des informations et répondre aux questions.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et à la correspondance écrite en temps opportun et de manière professionnelle.
- Maintenir une communication efficace avec les autres départements et directions au sein de l'ESIC pour faciliter la coordination et la collaboration.
4. Fonctions d'assistance générales :
- Fournir une assistance dans le processus d'approvisionnement, comme l'obtention de devis, la passation de commandes et le suivi des livraisons.
- Gérer les stocks et les fournitures de bureau, en assurant le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
- Gérer les tâches comptables de base, telles que le traitement des paiements et la préparation des factures.
- Aider à l'administration de divers régimes et avantages fournis par l'ESIC.
5. Service client :
- Résoudre les requêtes et les plaintes des clients, en leur fournissant des informations précises et en les assistant dans leurs transactions.
- Effectuer le suivi des demandes des clients et assurer la résolution rapide des problèmes.
- Maintenir la confidentialité et protéger les informations sensibles liées aux employés et aux employeurs.
Dans l'ensemble, le personnel multitâche de l'ESIC joue un rôle essentiel dans le soutien des opérations quotidiennes de l'organisation en gérant efficacement les tâches administratives, de bureau et de soutien général. Leur contribution assure une communication, une coordination et un service à la clientèle fluides, soutenant ainsi la réalisation des buts et objectifs de l'ESIC.