Améliorer l'efficacité et la productivité:
* rationaliser l'accès et la récupération: ERMS offre un accès facile aux documents, en réduisant le temps passé à rechercher des informations.
* Automatiser les workflows: Des tâches telles que le routage, les approbations et le contrôle des versions peuvent être automatisés, réduisant les processus et les erreurs manuels.
* Réduire les coûts de stockage: Les enregistrements numériques occupent moins d'espace physique que les documents papier, ce qui économise sur les coûts de stockage.
* Boost Collaboration: ERMS facilite la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs d'accéder et de travailler simultanément sur des documents.
Améliorer la conformité et la sécurité:
* Répondre aux exigences réglementaires: Les ERMS peuvent vous aider à respecter les réglementations juridiques et de l'industrie concernant la rétention record, l'accessibilité et la sécurité.
* Renforce la sécurité: ERMS comprend souvent des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement, le contrôle d'accès et les sentiers d'audit, pour protéger les informations sensibles.
* Améliorer la reprise après sinistre: Les enregistrements numériques peuvent être facilement sauvegardés et restaurés en cas de catastrophes, réduisant les temps d'arrêt et la perte de données.
Augmenter la transparence et la responsabilité organisationnelles:
* établir une propriété et une responsabilité claires: ERMS aide à définir une propriété et une responsabilité claires des dossiers, réduisant la confusion et la duplication.
* Suivre les modifications et les versions du document: ERMS enregistre automatiquement les modifications des documents, fournissant une piste d'audit claire et améliorant la responsabilité.
* Faire de la transparence: ERMS fournit un emplacement centralisé pour tous les enregistrements, augmentant la transparence au sein de l'organisation.
Autres avantages:
* Amélioration de la prise de décision: Un accès facile aux informations permet une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
* Risque réduit de litige: Une ERMS bien structurée vous aide à vous conformer aux exigences légales et à réduire le risque de contestations judiciaires.
* Gestion améliorée des connaissances: Les ERM peuvent faciliter le partage et la conservation des connaissances au sein de l'organisation.
Essentiellement, une ERMS bien conçue permet aux organisations de gérer efficacement les informations, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de favoriser la conformité et la sécurité, conduisant finalement à une meilleure prise de décision et à une amélioration des performances globales.