La gestion des documents électroniques (ERM) offre un large éventail d’avantages aux organisations, notamment :
1. Efficacité et productivité améliorées : Les systèmes ERM automatisent de nombreuses tâches associées à la gestion des documents, telles que le classement, l'indexation et la recherche, ce qui peut permettre aux employés de se concentrer sur d'autres tâches plus importantes. De plus, les systèmes ERM peuvent aider les organisations à rationaliser leurs processus métier en réduisant le besoin de dossiers papier.
2. Sécurité renforcée : Les systèmes ERM peuvent aider à protéger les informations sensibles contre tout accès, modification ou destruction non autorisés. Ceci est important pour les organisations soumises à des réglementations sur la confidentialité des données ou qui souhaitent simplement protéger leurs informations confidentielles.
3. Coûts réduits : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à réduire leurs coûts associés à la gestion des documents, tels que les coûts de stockage, les coûts de papier et les coûts de main-d'œuvre. De plus, les systèmes ERM peuvent aider les organisations à éviter les coûts associés aux enregistrements perdus ou endommagés.
4. Conformité améliorée : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à se conformer aux réglementations et normes du secteur qui exigent une gestion appropriée des dossiers. Cela peut aider les organisations à éviter les amendes et les pénalités et les protéger de toute responsabilité juridique.
5. Transparence et responsabilité accrues : Les systèmes ERM peuvent contribuer à améliorer la transparence et la responsabilité au sein des organisations en fournissant un enregistrement clair des personnes qui ont accédé, modifié ou supprimé les enregistrements. Cela peut contribuer à prévenir la fraude et faciliter les enquêtes sur les incidents de sécurité.
6. Prise de décision améliorée : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à prendre de meilleures décisions en leur fournissant un accès facile aux informations dont elles ont besoin. Cela peut aider les organisations à identifier les tendances, à repérer les problèmes et à prendre des décisions plus éclairées.
7. Service client amélioré : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à fournir un meilleur service client en leur permettant de trouver plus facilement les informations dont elles ont besoin pour aider leurs clients. Cela peut contribuer à réduire les temps d’attente des clients et à améliorer leur satisfaction.
8. Collaboration améliorée : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à améliorer la collaboration en facilitant le partage d'informations entre les employés. Cela peut aider les organisations à briser les silos et à améliorer le travail d’équipe.
9. Innovation accrue : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à favoriser l'innovation en fournissant aux employés les informations dont ils ont besoin pour trouver de nouvelles idées. Cela peut aider les organisations à garder une longueur d’avance sur la concurrence et à développer leur activité.
10. Durabilité améliorée : Les systèmes ERM peuvent aider les organisations à réduire leur impact environnemental en réduisant leurs besoins en papier et autres matériaux. Cela peut aider les organisations à conserver les ressources naturelles et à réduire leur empreinte carbone.