Lorsque la situation exige de la formalité ou de la distance :
* Occasions formelles : Présenter un document de recherche lors d'une conférence, présenter une proposition commerciale à un client, prononcer un discours devant un large public. Dans ces scénarios, un mode de communication plus formel comme un document écrit ou une présentation pourrait être plus approprié.
* Sujets sensibles ou confidentiels : Discuter de problèmes personnels, d'informations confidentielles ou de questions sensibles telles que le licenciement, les mesures disciplinaires ou les griefs. Un e-mail ou un appel téléphonique peut être plus approprié dans ces situations pour permettre un environnement plus privé et contrôlé.
* Distance géographique : Si les personnes impliquées se trouvent dans des villes ou des pays différents, la communication en face à face peut s'avérer peu pratique, voire impossible. La vidéoconférence ou les appels téléphoniques peuvent être de meilleures alternatives.
Lorsqu'il est nécessaire de documenter ou de tenir des registres :
* Questions juridiques ou contractuelles : Contrats, accords, plaintes officielles ou toute situation nécessitant une documentation et une vérification légale. La communication écrite est plus appropriée pour créer un dossier et éviter les malentendus.
* Demandes ou annonces formelles : Les annonces de l'entreprise, les politiques officielles ou les demandes d'informations sont mieux communiquées par écrit pour garantir la clarté, la cohérence et une documentation appropriée.
Lorsqu'il existe un risque de conflit ou d'escalade émotionnelle :
* Situations de colère ou émotionnelles : Lorsque les émotions sont vives, la communication en face à face peut aggraver la situation. Un message écrit ou un appel téléphonique peut être plus approprié pour laisser le temps de réflexion et de discussion calme.
* Conversations difficiles : Annoncer de mauvaises nouvelles, formuler des commentaires négatifs ou discuter de sujets sensibles. Il est préférable de bien se préparer et de choisir un canal de communication permettant un environnement plus contrôlé et professionnel.
Autres facteurs à prendre en compte :
* Accessibilité : La communication en face à face peut ne pas être accessible à tout le monde, en particulier aux personnes handicapées, malvoyantes ou ayant des difficultés à parler.
* Contraintes de temps : La communication en face à face peut prendre du temps, surtout lorsque la planification et les déplacements sont impliqués. Les e-mails, la messagerie instantanée ou les appels téléphoniques peuvent être plus efficaces pour une communication rapide.
En fin de compte, le meilleur mode de communication dépend de la situation spécifique. Il est important de prendre en compte le contexte, le message et le public cible pour décider si une communication en face à face est appropriée.