Commencez à planifier au moins un an à l'avance. Vous économiser de l'argent et avoir un meilleur choix de destinations et lieux . Sondage vos membres sur leurs intérêts avant de commencer la planification .
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Former un comité de tournée de quatre à six personnes de choisir une destination générale et de créer un itinéraire accidenté ( voir 418 Préparer un plan d' un itinéraire et 373 Réunion d'organisation ) . Pensez à combien de temps vous voulez voyager, combien de fois que vous voulez effectuer , ce type de sites que vous souhaitez effectuer , combien de fois vous voulez changer gîtes et mode préféré de Voyage. ( La plupart des visites voyager en bus , mais les trains ou les compagnies aériennes à court -hop existe d'autres options . ) La principale tâche du comité de visite est de choisir les lieux et confirmer qu'il ya un public à chaque arrêt pour entendre votre groupe effectuer .
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Envoyer votre itinéraire approximatif à au moins deux des voyagistes qui se spécialisent dans les voyages musicaux . Demandez à chaque pour une proposition qui inclut les coûts estimés et des échéanciers de paiement , des recommandations pour l'hébergement et salles de concert , et un guide sur place qui voyagent avec votre groupe et être responsable de la logistique . ( Rappelez-vous que rien ne peut être finalisée tant que les paiements commencent à arriver . ) Vous pouvez avoir besoin de fournir une estimation du nombre de personnes , un enregistrement d'une démo et une photo de groupe avec votre demande de proposition . Obtenez des références lorsque vous vérifiez les voyagistes - et de les appeler
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Utilisez les propositions que vous recevez en tant que base pour les négociations avec les voyagistes . Donner au comité d'organisation la possibilité de prévisualiser l'ensemble du projet de contrat ; il peut y avoir des coûts cachés qui ne sont pas découverts qu'après une lecture approfondie . Lorsque vous êtes satisfait avec un itinéraire , la compagnie d'excursion et de leurs références , de signer un contrat . Restez souple - et garder negotiating-- pour améliorer votre itinéraire . La ligne de fond est que la compagnie d'excursion - et pas seulement l'itinéraire - va faire ou défaire le voyage
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Comprendre comment la compagnie d'excursion sera la promotion de vos concerts . . Après tout, pourquoi Voyage autour du monde si personne ne sait que vous effectuez ?
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Prévoyez suffisamment de temps libre pour que les membres de votre groupe peuvent se détendre après les spectacles . Planifiez pas d'activités de groupe , les jours de performances réelles de donner aux membres le temps de préparer sans se sentir pressés. Excursions en option sur hors- jours sont un bon moyen d'ajouter repos et les loisirs . Voir 459 Plan de la Perfect Day à l'étranger .