Définir une date . La première étape dans la planification de toute festival est de fixer une date - et rester avec elle . Festivals de printemps peut être difficile , surtout si lieu à l'extérieur , depuis le temps peut être imprévisible . Que vous avoir un festival à l'intérieur ou à l'extérieur , consulter les calendriers des autres événements dans votre région ( vérifiez dans les journaux et à la chambre de commerce ) , les bulletins météorologiques et de la disponibilité du site que vous souhaitez . Lorsque vous êtes sûr de la date , réglez la date et l'heure , laissant de la place le matin et le soir pour l'installation et le nettoyage.
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Créer un schéma de plan détaillé pour votre salon . Cela devrait inclure les principaux domaines de la sélection et de la préparation du site ; marketing et publicité; commandites et les sources de financement ; participants ; organisation bénévole ; besoins en équipement ; et un plan pour l'installation , l'exécution et le nettoyage. Chaque zone de votre plan devrait inclure une liste de choses à faire , un calendrier de réalisation et une colonne démontrant qui sera chargé de cette tâche .
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Sélectionner et préparer votre site . Cela se produit immédiatement après la sélection de la date et de l'heure . Lorsque votre salon aura lieu ? Assurez-vous que la propriété est disponible en vérifiant avec le propriétaire ou la société de gestion . Réservez la date ( ainsi que la veille et le lendemain , pour être sûr) avec le propriétaire ou la société . Ensuite, assurez-vous d' obtenir tous les permis, licences nécessaires ou autres documents juridiques nécessaires à l'exécution d'un festival . Cela peut comprendre des permis ABC pour la vente d'alcool , permis de performance musicales , incendie inspecteur des permis , des permis d'inspecteur de la nourriture , et d'autres . Vous pouvez en savoir plus en contactant votre ville , ville ou du comté bureaux locaux , ou votre service de santé local.
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Début de marketing et de publicité au moins six mois à l'avance de la fête . Vérifiez auprès de plus larges , des publications régionales d'abord , car ils sont plus susceptibles d'avoir des délais plus courts . Ensuite, assurez- vous de connaître les délais de vos journaux locaux , les stations de radio , les magazines et les sources Internet . Les sites de réseautage en ligne , comme " Facebook " et " MySpace ", peuvent être des outils utiles et peu coûteux marketing, et votre chambre de commerce locale , les bureaux gouvernementaux et les associations de quartier peuvent être de bons moyens pour savoir où et comment faire de la publicité locale . Planifiez d'annoncer votre appel pour les participants ( musiciens , des fournisseurs ou autres personnes impliquées dans la présentation à la foire ) au moins trois mois à l'avance . La clé de toute campagne de marketing réussie est un logo ensemble en pierre , simple et facile à identifier , ainsi que trois ou quatre lignes d'informations vitales qui peuvent être utilisés sur tous les documents que vous créez. Placez votre logo sur les formes , cartes postales , prospectus , publicités, bannières , des marchandises et partout où vous faites de la publicité de votre événement .
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Trouver du financement . Sources de commandite et de financement devraient être précisés dans le premier mois de la planification . Combien d'argent avez-vous besoin pour votre salon ? Considérez marketing et de publicité , y compris les coûts d'impression ; frais de permis ; Frais de location du site ; Location ou achat du matériel; et l'achat de fournitures . Surestimer tout ce que vous aurez besoin , car il ya toujours des coûts cachés dans un événement de toute taille. Ensuite, décidez si vous avez besoin de commanditaires de l'événement , le financement privé ou des subventions pour obtenir ce montant . De nombreuses organisations locales offrent de petites subventions aux organisateurs d'événements , et le financement privé de vous-même ou quelqu'un que vous connaissez est toujours une option . Si vous sentez que vous aurez besoin de sponsors , de décider comment vous allez rembourser leur parrainage ( logo publicité, des marchandises et des bannières ) et assurez-vous de les contacter par au moins quatre mois à compter de la date de l'événement .
Apportez sur la partie amusante - Les participants , bénévoles, équipement et le Big Day
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Créer des formulaires pour les vendeurs ou les musiciens participant à l'aide d'un traitement de texte ou programme de conception graphique ! . Assurez-vous de demander à toutes leurs informations de contact , un échantillon ou une description de leur travail , une déclaration claire des droits d'inscription , et les dispenses d'assurance ou de responsabilité requises par le site . Certains événements doivent être couverts par l'assurance de l'événement, qui peut être trouvé par les associations locales . Faire de la publicité pour les participants au début , et une date limite fixée pour leurs applications . Combien de fournisseurs ou artistes vous pouvez accueillir en toute sécurité , et combien vous aurez besoin de charger de faire un profit sur l'événement . Gardez une trace de toutes les applications et prendre contact avec les participants que vous les recevez pour assurer le suivi de l'information sur la foire. Les listes électroniques fonctionnent très bien pour ce
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Organiser et recruter des bénévoles pour aider à la planification et à enlever le juste - . La mise en place , le nettoyage , et un coup de main alors que le grand jour est en cours . Les bénévoles peuvent également être utilisés pour commercialiser et promouvoir en plaçant flyers , faire Internet et le bouche-à - bouche , et en contact avec journaux et magazines avec des communiqués de presse et les demandes de fonctionnalités . Des bénévoles seront un élément essentiel de tous les événements , alors assurez-vous que vous avez fait tout votre possible pour les récompenser - organiser un repas gratuit, leur offrir un t-shirt ou d'autres marchandises , ou donner des billets d'entrée gratuits pour les amis et famille . Vous pouvez trouver des volontaires au moyen d'annonces locales , ou en communiquant avec les universités et les écoles secondaires , qui entretiennent souvent des listes de opportunties bénévoles pour les étudiants .
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Donner la priorité à votre équipement et les besoins de location . L'équipement peut être une pierre d'achoppement pour beaucoup de futurs organisateurs d'événements . Les événements extérieurs peuvent exiger des tentes , qui sont chers à louer , mais empêcher l'événement d'être annulée en cas de mauvais temps , et podiums , qui peut être difficile à trouver . Vous pouvez fournir des tableaux , des chaises , des espaces de stand , poubelles , bacs de recyclage , toilettes portatives , l'accès électrique pour les vendeurs de nourriture , ou d'autres appareils . Repérer tous les éléments dont vous aurez besoin avant que vous annoncez , et commencer à acquérir l'équipement immédiatement . Si vous avez un budget de travailler avec , vous pouvez choisir de louer l'équipement à partir d'une source de Location de partie - la plupart des régions ont au moins un ou deux magasins à leur service , que vous pouvez trouver en utilisant une simple recherche sur Internet . Vous pouvez également demander à emprunter ou louer à faible coût à partir de groupes religieux ou étudiants, associations de quartier, les chambres de commerce , les universités , et d'autres sources locales . Assurez-vous que vous avez une équipe de bénévoles qui peut ramasser et retourner le matériel de la semaine autour de votre événement.
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Vérifiez vos listes et plans . Vérifications de dernière minute de tout doit commencer au moins une semaine à l'avance. Vous serez chargé de prendre les responsabilités que tout le monde vous avez délégué à a terminé leurs tâches , et vous serez tenu de se porter garant pour les permis et les documents nécessaires pour s'assurer que le tout se déroule sans accroc.
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Amusez-vous et détendez-vous . La chose la plus importante que vous pouvez faire est de profiter de ce grand jour . Chaque événement est lié à voir quelques erreurs pendant la journée - mais il est important de se rappeler que vous ne pouvez pas faire que tout soit parfait . N'oubliez pas de bien dormir la nuit avant , manger un bon repas ou deux au cours de l'événement, et remercier tous ceux qui ont contribué à faire de la fête du printemps va parfaitement! Merci à tous les participants cartes vendeurs, des musiciens, des inspecteurs, permitters , les sponsors , les sources de financement , et les bénévoles sont une bonne idée . Et quand c'est fini , préparez-vous pour planifier une pour l'été , l'automne ou l'hiver .